Rechte und Pflichten als Hauptmieter bei gewerblicher Untervermietung

„Was ich im deutschen Büromarkt aktuell beobachte: Untervermietung wird immer wichtiger. Viele Unternehmen haben vor der Pandemie langfristige Mietverträge unterschrieben, die heute durch Homeoffice und hybride Modelle nicht mehr ausgelastet sind. Gewerbliche Untervermietung ist für viele einer der wenigen praktikablen Wege, diese überdimensionierten Flächen wirtschaftlich sinnvoll zu nutzen." FLFabrizio Lauria, Gründer von SubOffice · Über zehn Jahre Erfahrung im deutschen Büromarkt

Welche Gesetze regeln den gewerblichen Untermietvertrag?

Ein gewerblicher Untermietvertrag ist ein Mietvertrag zwischen Hauptmieter und Untermieter über gewerblich genutzte Räume. Das deutsche Mietrecht behandelt ihn nach den allgemeinen Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuchs für Mietverträge (§ 535 BGB ff.), ergänzt um § 578 BGB, der regelt, welche Vorschriften auf Räume anzuwenden sind, die keine Wohnräume sind.

Für den gewerblichen Untermietvertrag sind fünf Paragrafen entscheidend. Sie regeln Erlaubnis, Haftung, Form, Kündigung und außerordentliche Beendigung. Welche Klauseln in einen vollständigen Vertrag gehören, erklärt der Guide zum gewerblichen Untermietvertrag im Detail.

Welche Rechte hast du als Hauptmieter bei der Untervermietung?

Auch wenn du an die Zustimmung des Vermieters gebunden bist: Bei der Ausgestaltung des Untermietverhältnisses selbst hast du erheblichen Spielraum. Diese fünf Rechte stehen dir nach geltendem Gewerbemietrecht zu.

• Untermiete frei verhandeln. Die Höhe der Untermiete bestimmst du gemeinsam mit deinem Untermieter. Ein Mehrerlös gegenüber deiner eigenen Hauptmiete ist im Gewerbe zulässig, solange dein Hauptmietvertrag keine Auskehrklausel enthält. Ohne eine solche Klausel hat der Vermieter in der Regel keinen Anspruch auf Herausgabe des Mehrerlöses. Einen marktgerechten Ausgangswert liefert dir der Mietpreisrechner.
• Untermietvertrag eigenständig gestalten. Laufzeit, Kaution, Nebenkosten, Kündigungsfristen und Nutzungsregelungen vereinbarst du direkt mit deinem Untermieter. Dein Vermieter ist nicht Vertragspartei des Untermietvertrags und hat darauf keinen direkten Einfluss. Worauf es bei der Gestaltung des gewerblichen Untermietvertrags ankommt, liest du im ausführlichen Guide.
• Untermieter selbst vorschlagen. Du suchst einen passenden Kandidaten aus und legst ihn deinem Vermieter zur Zustimmung vor. Bei gewerblichen Büroflächen besteht kein gesetzlicher Anspruch auf die Erlaubnis. Verweigert dein Vermieter die Zustimmung, kann dir nach § 540 Abs. 1 BGB ein Sonderkündigungsrecht mit gesetzlicher Frist zustehen, es sei denn, in der Person des vorgesehenen Untermieters liegt ein wichtiger Grund. Prüfe außerdem, ob dein Hauptmietvertrag besondere Regelungen enthält.
• Sonderkündigungsrecht bei Verweigerung. Verweigert der Vermieter die Erlaubnis, hast du nach § 540 Abs. 1 Satz 2 BGB ein außerordentliches Kündigungsrecht für den Hauptmietvertrag, sofern nicht in der Person des Untermieters ein wichtiger Grund liegt. Damit kannst du dich auch aus langfristigen Gewerbemietverträgen vorzeitig lösen. Wie du die Zustimmung des Vermieters richtig einholst und dokumentierst, zeigt der eigene Guide dazu.
• Zuschläge für Möblierung und Service vereinbaren. Wenn dein Hauptmietvertrag das nicht ausschließt, kannst du Zuschläge für möblierte Räume, Internet, Reinigung, Strom oder mitgenutzte Infrastruktur kalkulieren. Diese sollten sachlich nachvollziehbar sein und im Untermietvertrag transparent geregelt werden.

„Viele Hauptmieter unterschätzen, wie viel sie selbst gestalten können. Wer die Untermiete frei kalkuliert, den Vertrag nach eigenen Konditionen aufsetzt und einen passenden Untermieter vorschlägt, holt aus seiner Fläche viel heraus. Genau deshalb ist gewerbliche Untervermietung für so viele Firmen attraktiv." FLFabrizio Lauria, Gründer von SubOffice · Über zehn Jahre Erfahrung im gewerblichen Büromarkt

Welche Pflichten hast du gegenüber deinem Vermieter?

Auch wenn du Teile deiner Fläche an einen Untermieter weitergibst: Gegenüber deinem Vermieter bleibst du in voller Verantwortung. Du bist und bleibst sein einziger Vertragspartner. Sechs Pflichten musst du dabei kennen.

• 1
  Zustimmung vor Beginn einholen. Nach § 540 Abs. 1 BGB darfst du ohne Erlaubnis deines Vermieters nicht untervermieten. Die Zustimmung sollte vor Beginn der Untervermietung vorliegen, am besten in Textform per E-Mail dokumentiert. Für den ersten Schritt kannst du die kostenlose Zustimmungsvorlage nutzen.
• 2
  Haftung für das Verschulden des Untermieters. Nach § 540 Abs. 2 BGB musst du gegenüber dem Vermieter für jedes Verschulden deines Untermieters einstehen, als wäre es dein eigenes. Verursacht der Untermieter fahrlässig einen Wasser- oder Brandschaden, haftest du dem Vermieter gegenüber dafür. Auch dann, wenn er der Untervermietung zugestimmt hat.
• 3
  Miete weiter pünktlich zahlen. Die Untervermietung ändert nichts an deiner Mietzahlungspflicht. Auch wenn dein Untermieter in Verzug gerät, schuldest du dem Vermieter weiterhin die volle Miete und alle Nebenkosten aus deinem Hauptmietvertrag.
• 4
  Vertragskonforme Nutzung sicherstellen. Dein Untermieter darf die Fläche nur im Rahmen des im Hauptmietvertrag vereinbarten Nutzungszwecks nutzen. Steht dort „Büronutzung", kannst du nicht an einen Gastronomiebetrieb untervermieten. Bei abweichender Nutzung droht eine Abmahnung oder die fristlose Kündigung deines Hauptmietvertrags.
• 5
  Instandhaltungspflichten erfüllen. Was im Hauptmietvertrag zu Schönheitsreparaturen, Instandhaltung und Pflege geregelt ist, gilt für dich weiter, unabhängig davon, wer die Fläche tatsächlich nutzt. Diese Pflichten kannst du im Innenverhältnis an deinen Untermieter weitergeben, gegenüber dem Vermieter aber nicht abwälzen.
• 6
  Vermieter und Versicherer informieren. Informiere deinen Vermieter über den konkreten Untermieter und die geplante Nutzung. Empfehlenswert ist außerdem, Betriebshaftpflicht und gegebenenfalls Inhaltsversicherung an die neue Situation anzupassen. Eine genehmigte Untervermietung beeinträchtigt den Versicherungsschutz in der Regel nicht, eine unerlaubte schon.

„Aus meiner Erfahrung im deutschen Büromarkt ist die Zustimmung zur gewerblichen Untervermietung seltener ein Problem, als viele Hauptmieter befürchten. Wer den geplanten Untermieter offen benennt und transparent zum Vorhaben kommuniziert, bekommt erfahrungsgemäß in vielen Fällen unkompliziert eine Erlaubnis. Eine vollständige Bonitätsprüfung wie beim ursprünglichen Hauptmietvertrag wird selten erwartet. Was zählt, ist saubere Kommunikation, nicht ein umfangreiches Dossier." FLFabrizio Lauria, Gründer von SubOffice · Über zehn Jahre Erfahrung im deutschen Büromarkt

Welche Pflichten hast du gegenüber dem Untermieter?

Mit Abschluss des Untermietvertrags wirst du selbst zum Vermieter. Damit treffen dich gegenüber deinem Untermieter dieselben mietrechtlichen Hauptpflichten wie einen klassischen Gewerbevermieter. Diese fünf Punkte solltest du kennen.

• 1
  Vertragsgemäßen Gebrauch ermöglichen. Nach § 535 BGB musst du dem Untermieter die Fläche so überlassen, dass er sie wie im Untermietvertrag vereinbart nutzen kann. Welche Leistungen konkret geschuldet sind, etwa Heizung, Strom, sanitäre Anlagen oder Internet, regelt euer Untermietvertrag.
• 2
  Mängel beseitigen. Tritt während des Mietverhältnisses ein Mangel auf, der die Nutzung einschränkt, kann der Untermieter die Miete nach § 536 BGB mindern und unter den Voraussetzungen des § 536a BGB Schadensersatz verlangen. Beides richtet sich gegen dich, nicht gegen den Vermieter, denn mit dem hat dein Untermieter keinen Vertrag. Mängel, die aus dem Hauptmietverhältnis stammen, musst du an deinen Vermieter weitergeben.
• 3
  Textform bei längerer Laufzeit beachten. Untermietverträge mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr unterliegen seit dem 01.01.2025 der Textform nach §§ 578 Abs. 1 Satz 2, 550, 126b BGB. Eine eigenhändige Unterschrift ist nicht mehr zwingend, eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger genügt, etwa ein PDF per E-Mail. Wird die Form nicht eingehalten, gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann ordentlich gekündigt werden.
• 4
  Nebenkosten transparent regeln. Pauschale oder Vorauszahlung mit Abrechnung: Die Regelung sollte im Untermietvertrag klar stehen. Anders als bei Wohnraum gibt es im Gewerbe keine gesetzliche Pflicht zur jährlichen Nebenkostenabrechnung, sie kann aber vereinbart werden. Ohne klare Vereinbarung kommt es schnell zum Streit über Heiz-, Strom- und Reinigungskosten.
• 5
  Kaution nach Vertragsende zurückgeben. Wurde eine Kaution vereinbart, im Gewerbe üblich sind ein bis drei Monatsmieten, musst du sie nach Vertragsende und Prüfung der Fläche fristgemäß zurückzahlen. Berechtigte offene Forderungen kannst du verrechnen, etwa Mietrückstände, Beschädigungen oder nicht erfüllte Schönheitsreparaturen.

Was passiert, wenn du ohne Erlaubnis untervermietest?

Wer ohne Zustimmung des Vermieters untervermietet, begeht einen schwerwiegenden Vertragsverstoß. Der Untermietvertrag selbst bleibt zwar wirksam, denn die fehlende Erlaubnis betrifft nur dein Verhältnis zum Vermieter, nicht die Wirksamkeit des Vertrags zwischen dir und deinem Untermieter. Gegenüber deinem Vermieter drohen aber vier konkrete Konsequenzen.

• !
  Außerordentliche fristlose Kündigung. Nach § 543 Abs. 2 Nr. 2 BGB kann der Vermieter den Hauptmietvertrag fristlos kündigen, wenn die Mietsache unbefugt einem Dritten überlassen wird. Vorher muss er in der Regel abmahnen (§ 543 Abs. 3 BGB). In Ausnahmefällen, etwa wenn eine Abmahnung offensichtlich erfolglos wäre, kann er darauf verzichten.
• !
  Schadensersatzforderungen. Der Vermieter kann unter Umständen Schadensersatz verlangen, etwa für entgangene Mieteinnahmen aus alternativer Vermietung, Kosten der Räumungsvollstreckung oder Anwaltskosten. Die Höhe hängt vom Einzelfall ab.
• Beeinträchtigter Versicherungsschutz. Bei nicht genehmigter Untervermietung können Versicherer im Schadensfall die Leistung kürzen oder verweigern. Der Vermieter kann dich dann zusätzlich für Schäden in Regress nehmen, die seine Gebäudeversicherung nicht übernimmt.
• Steuerliche Konsequenzen. Einnahmen aus gewerblicher Untervermietung sind grundsätzlich steuerpflichtig. Wer sie nicht deklariert, riskiert neben mietrechtlichen auch steuerliche Nachforderungen. Ob Umsatzsteuer anfällt, hängt von der Option nach § 9 UStG ab. Kläre das mit deinem Steuerberater.

Checkliste: Gewerbliche Untervermietung richtig vorbereiten

Bevor du Teile deiner Fläche untervermietest, solltest du diese acht Punkte abarbeiten. Die Checkliste fasst die wichtigsten Pflichten aus den oben genannten Paragrafen zusammen. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du in der Checkliste für die Bürountervermietung.